Sprawy

Długi czas przechowywania dokumentacji pracowniczej

Jeden z naszych Klientów zapytał nas, czy organy ubezpieczeń społecznych mają, a jeżeli tak, to przez jaki okres, uprawnienie do żądania przedstawienia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej dotyczącej wypłacanych mu wynagrodzeń za pracę.

Na podstawie art. 125 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2017.0.1383 z późn. zm) płatnik składek jest zobowiązany do wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Zatem, pracodawca ma obowiązek przedstawić żądaną dokumentację, jednak żaden przepis prawa nie wskazuje wprost sankcji w przypadku jego niedochowania.

Powyższy obowiązek ograniczony jest w czasie przez przepisy określające czas przechowywania dokumentacji pracowniczej związanej z kwestiami ubezpieczeniowymi. Pracodawca jest zatem zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Warte podkreślenia jest przede wszystkim to, że okres 50 lat rozpoczyna bieg od dnia zakończenia przez pracownika zatrudnienia u danego pracodawcy, zatem łączny okres przechowywania dokumentacji będzie wynosił cały okres zatrudnienia danego pracownika i dodatkowe 50 lat od jego końca.

 Do góry