W życiu adwokata akta osobowe pracowników pojawiają się jedynie w związku z postępowaniami sądowymi wynikłymi na tle zarzutu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę. Zwykle strony traktują takie akta jako biurokratyczny obowiązek i nie oczekują, że staną się one realnym źródłem dowodów.
W rzeczywistości, w większości przypadków może tak właśnie jest. Sądzę jednak, że nieprzydatność akt osobowych najczęściej wynika po prostu z faktu, że są one prowadzone niezgodnie z przepisami, a w każdym razie nie dość rzetelnie.
Przy okazji ostatniej wielkiej reformy przepisów musiałem uzyskać wiedzę na temat dokumentacji pracowniczej (starej również, ale zwłaszcza nowej), jakiej nigdy nie miałem. Jako pracodawca nieszczególnie przejmowałem się tym, co trafia do tej dokumentacji (czytelnikom mniej świadomym przypominam, że akta osobowe i dokumentacja pracownicza to nie to samo). Dzisiaj myślę, że mój stosunek do dokumentacji pracowniczej wynikał z mojego zbyt frywolnego stosunku do zasad prowadzenia działalności gospodarczej.
Inna rzecz, że w pełni kontrolowane prowadzenie dokumentacji pracowniczej nawet w małej firmie wymagałoby zatrudnienia do tej działalności co najmniej połowy etatu. Jednak korzyści z rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej przychodzą do nas w najmniej spodziewanym momencie, to znaczy w razie sporu z pracownikiem.
Pracodawca ma obowiązek ewidencjonować w aktach osobowych bardzo wiele, powiedzielibyśmy wszystkie istotne, dające się udokumentować zdarzenia, pozwalające na ocenę przebiegu kariery zawodowej pracownika. Przede wszystkim jednak powinny tu być (w części B) dokumenty, które potwierdzają poinformowanie zatrudnionego o wszelkich zmianach dotyczących stosunku pracy, w tym zmianach regulaminu pracy, nie mówiąc o samej umowie o pracę. W aktach powinny być też gromadzone wszelkie dowody potwierdzające odbyte szkolenia i wykazujące wzrost kwalifikacji zawodowych, także nagrody i wyróżnienia. Tu również – z rzeczy ostatnio wprowadzonych do systemu – znajduje się obowiązek poinformowania pracownika o zastosowaniu monitoringu wizyjnego.
Oczywiście, każde z tych zdarzeń, składających się w gruncie rzeczy na odtworzenie treści stosunku pracy, w razie konfliktu może być dowodzone przed sądem za pomocą wszelkich innych dostępnych dowodów. Jednak gdybym to ja był sędzią, nie byłoby dla mnie lepszego dowodu niż ponumerowane w kolejności dokumenty zawarte w aktach osobowych pracownika.
Cała nowa część D akt osobowych poświęcona jest karom dyscyplinarnym. Tu także przyszło mi do głowy, że w naszej kulturze pracowniczej kara dyscyplinarna jest uważana za skrajność, za swoistą stygmatyzację. Pracodawcy unikają stosowania kar, samo pojęcie kary brzmi źle. Ale przecież pracownicy często nie wykonują mierzalnych, skonkretyzowanych liczbowo zadań („nie dowożą”, jak to się mówi powszechnie w korporacjach). Pewien poziom niewykonania obowiązków zasługuje na karę dyscyplinarną i powinien się spotkać ze zrozumieniem nawet samego pracownika. Natomiast z punktu widzenia pracodawcy jest to najbardziej możliwa z konkretnych przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę. Jeżeli będzie ona udokumentowana w aktach osobowych – bardzo trudno będzie z nią podjąć spór w toku postępowania o niezasadne wypowiedzenie umowy o pracę.
Ja oczywiście nikogo nie zachęcam do karania pracowników. Uczestnicząc jednak w sporach związanych z rozwiązaniem umów o pracę dochodzę do przekonania, że procesy te stanowią swoistą feerię subiektywizmu. Wynika to po części z tej właśnie przyczyny, że pracodawcy często nie mają konkretnych dowodów na wadliwość pracy pracownika i muszą te dowody zbierać dopiero pod kątem przygotowania oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. Wtedy zaś te dowody stają się już trudno dostępne.
Akta osobowe i dokumentacja pracownicza pozostają bardzo często poza zainteresowaniem głównych menedżerów w firmach, prowadzone są przez działy HR. Te zaś bardzo często wprowadzają do akt te tylko dokumenty, które albo pracodawca, czyli menedżer, albo pracownik zgłosi i przyniesie. (digitalizacja akt, nawet jeżeli stanie się faktem, co nie nastąpi w powszechnym wymiarze szybko, niczego tu nie zmieni; co najwyżej może trochę uprościć obieg dokumentów). To oznacza, że wielu dokumentów, nawet wymaganych przez odpowiednie rozporządzenie ministra pracy (ostatnio obowiązujące, na tle reformy dokumentacji pracowniczej, nosi datę 18 grudnia 2018 r.) w dokumentacji pracowniczej nie będzie.
Moja refleksja przy okazji badania tego nowego dla mnie tematu była właśnie taka: przyzwoite, porządne stosunki pracy w firmie być może nie zawsze są koniecznie związane z porządnym prowadzeniem dokumentacji pracowniczej i akt osobowych – ale w moim przekonaniu ten związek jest bardzo silny. Porządne akta i dokumentacja oznacza porządne traktowanie swoich obowiązków względem pracowników przez pracodawcę.
